Có rất nhiều người nhầm lẫn giữa thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm. Trên thực tế, hai khái niệm này có những điểm khác nhau. Văn phòng phẩm, về cơ bản, chỉ bao gồm những sản phẩm phục vụ cho công việc giấy tờ chốn văn phòng mà thôi. Khái niệm này không bao gồm một số loại máy văn phòng và nội thất văn phòng. Như vậy, văn phòng phẩm chỉ là một khái niệm con của Thiết bị văn phòng, không phải ngang hàng nhau hay có ý nghĩa như nhau.